Bidang Kearsipan

Bidang Kearsipan Universitas Airlangga bertugas mengelola, menyimpan, dan merawat arsip universitas secara sistematis. Bidang ini memastikan informasi dan dokumen penting universitas tersimpan dengan aman, mudah diakses, dan sesuai dengan peraturan kearsipan, sehingga mendukung transparansi dan efisiensi tata kelola universitas.

Fungsi Bidang

Dalam menjalankan tugasnya untuk memberikan dukungan teknis dan administrasi bagi Sekretariat Universitas, maka fungsi dari Bidang Hukum adalah sebagai berikut :

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan unit kerja dilingkungan UNAIR

Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah

Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatannya sesuai dengan peraturan yang berlaku

Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip

Melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan UNAIR

Menjamin keselamatan aset Universitas Airlangga

Tugas Fungsional

Berikut merupakan tupoksi dari pengampu jabatan fungsional staf Bidang Hukum, yang dapat disampaikan sebagai berikut:

Arsiparis Ahli Muda

Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan.
Membuat daftar arsip inaktif usul musnah.
Melaksanakan pemusnahan arsip inaktif.
Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip vital.
Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif.
Melakukan Penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip.
Melaminasi arsip peta dan kearsitekturan.
Melakukan Penelusuran arsip sesuai tema pameran arsip.
Memindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tekstual dan virtual.
Menyusun katalog pameran.
Melakukan Penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka menyusun SOP.
Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip statis.
Melakukan Tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik secara tertulis maupun lisan.

Arsiparis Ahli Pertama

Menilai arsip inaktif yang akan dimusnahkan.
Melakukan pengujian lapangan pada kegiatan audit kearsipan.
Mengidentifikasi khazanah arsip dan menyusun rencana teknis pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis.
Membuat skema sementara penataan dan penyimpanan arsip berdasarkan prinsip asal usul.
Menyusun draf indeks lokasi.
Melakukan penelusuran sumber data dan referensi dalam rangka penyusunan daftar arsip statis.
Membuat skema definitif dalam penyusunan daftar arsip statis.
Melakukan transkripsi rekaman suara.
Melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan di reproduksi/alih media.
Memberikan bimbingan teknis SDM Kearsipan.
Melaksanakan wawancara pada kegiatan audit kearsipan.
Menyusun rancangan SOP.
Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip statis untuk SIKN dan JIKN.
Mengerjakan tugas lain yang diberikan pimpinan.

Arsiparis Mahir

Melakukan pemberkasan arsip terjaga.
Menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga.
Menata dan menyimpan arsip pada tempat penyimpanan berdasarkan indeks lokasi.
Melakukan pelayanan peminjaman arsip yang disimpan dan di tata.
Menyusun daftar arsip statis kertas/arsip foto /arsip peta beridentitas.
Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis.
Menyusun inventaris arsip kertas/arsip foto /arsip peta beridentitas.
Melakukan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan inventaris arsip.
Melaksanakan reproduksi / alih media arsip statis.
Melakukan pemindaian dan mengolah hasil pindaian pada kegiatan penyusunan naskah sumber arsip.
Memberikan Bimbingan Teknis pengelolaan arsip.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Pimpinan.

Arsiparis Terampil

Melakukan Kegiatan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip.
Melakukan kegiatan menyortir, menyeleksi dan mengendalikan arsip dalam rangka penerimaan arsip.
Melakukan pemberkasan arsip aktif.
Menata penataan arsip inaktif yang dipindahkan.
Melakukan restorasi arsip kertas dalam rangka preservasi.
Mencetak materi pameran yang akan didisplay dalam rangka pameran arsip tekstual dan virtual.
Mengemas bahan pameran dalam rangka pameran arsip tekstual dan virtual.
Melaksanakan display pameran arsip tekstual dan virtual.
Memandu pameran arsip tekstual dan virtual.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Pimpinan.

Pranata Kearsipan

Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif.
Melakukan penerimaan arsip inaktif dari unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga ke Bidang Kearsipan.
Melakukan pemberkasan arsip.
Melakukan pendataan atau entri data arsip ke dalam sistem.
Melakukan penataan arsip.
Melakukan penyimpanan arsip.
Melakukan pelayanan peminjaman arsip.
Membuat daftar arsip inaktif.
Melaksanakan penyeleksian hasil penilaian arsip inaktif yang akan disusutkan.
Membuat denah dan peta lokasi penyimpanan arsip.
Melakukan pembinaan atau pendampingan ke unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada pimpinan.
Melaksanakan perintah lain dari atasan langsung.
Membuat daftar arsip aktif Pimpinan.
Melakukan Identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip aktif.

Pranata Restorasi Kearsipan

Melakukan Restorasi arsip kertas.
Melakukan rewashing arsip film, video, microfilm/microfische.
Melakukan recleaning arsip.
Melakukan restorasi arsip foto.
Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

Pengadministrasi Umum Kearsipan

Memproses surat masuk sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi.
Memproses surat keluar sesuai dengan ketentuan agar tertib administrasi untuk kelancaran penyampaian.
Menata arsip surat dan dokumen lain sesuai dengan ketentuan prosedur agar tertib administrasi.
Melayani peminjaman arsip surat dan dokumen lain sesuai dengan ketentuan.
Menyusun daftar kebutuhan dan penyediaan alat tulis kantor sesuai dengan ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Memberikan layanan kebutuhan alat tulis kantor sesuai dengan ketentuan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
Memberikan layanan administrasi kepegawaian di lingkungan Bidang Kearsipan.
Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban.
Memproses SPJ keuangan dan SPPD.
Melaksanakan perintah lain dari atasan langsung.

Pranata Reproduksi Arsip

Melakukan Identifikasi dan Penilaian Arsip Statis yang akan di reproduksi/alih media.
Melaksanakan reproduksi/alih media arsip .
Melaksanakan evaluasi hasil kerja reproduksi arsip.
Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang di berikan oleh Pimpinan.

Pranata Laboratorium Kearsipan

Menguji mutu sarana dan prasarana penyimpanan arsip.
Menguji arsip yang perlu direstorasi dan direproduksi berdasarkan arahan pimpinan guna mengetahui kelayakan bahwa arsip perlu direstorasi atau direproduksi.
Menguji bahan untuk pemeliharaan, restorasi dan reproduksi arsip sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk memperoleh hasil yang optimal.
Menguji hasil restorasi dan reproduksi arsip berdasarkan standar dan prosedur yang berlaku untuk mengetahui kualitas hasil restorasi dan reproduksi.
Menguji keefektifan pelaksanaan fumigasi arsip sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku untuk mengukur kualitas hasil fumigasi.
Memberikan layanan informasi pengujian.
Melakukan pelayanan pengujian sistem kearsipan.
Mengujian autentikasi arsip.
Mengelola data dan evaluasi.
Melakukan pengadministrasi kegiatan laboratorium.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Pimpinan.