Bidang Administrasi & Kesekretariatan

Bidang Administrasi dan Kesekretariatan Universitas Airlangga bertugas mengelola administrasi umum, pengarsipan, serta korespondensi resmi universitas. Bidang ini memastikan kelancaran proses administrasi, mendukung kegiatan kesekretariatan, dan menjaga dokumentasi untuk menunjang tata kelola universitas yang efisien dan profesional.

Fungsi Bidang

Dalam menjalankan tugasnya untuk memberikan dukungan teknis dan administrasi bagi Sekretariat Universitas, maka fungsi dari Bidang Hukum adalah sebagai berikut :

Pengelolaan tata persuratan secara digital di lingkungan Universitas Airlangga, sehingga menunjang branding universitas dari Tata Naskah Dinas UNAIR

Pengelolan pelayanan publik melalui layanan secara terpadu dan terdigitalisasi

Pengelolaan layanan informasi akademik dan pengaduan terhadap universitas melalui tatap muka dan non tatap muka

Tugas Fungsional

Berikut merupakan tupoksi dari pengampu jabatan fungsional staf Bidang Hukum, yang dapat disampaikan sebagai berikut:

Sekretaris

Menjadwalkan agenda pimpinan.
Membuat Surat Keluar Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik (surat dinas/permohonan/surat tugas).
Mendisposisi surat masuk Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik.
Mengarsipkan berkas surat masuk dan surat keluar Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik.
Mencatat notulensi rapat Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik.
Menerima tamu pimpinan Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik.
Menerima telepon Rektor, Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, Senat Akademik.
Mengecek ketersediaan logistik (snack, tisu, minuman ringan) di ruang pimpinan.
Mengelola apliksasi persuratan E-Office Pimpinan.
Mencetak E-Office Pimpinan.
Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Dalam negeri.
Menyiapkan Bahan Presentasi Rektor untuk kegiatan dengan mitra luar negeri.
Melakukan kepengurusan perjalanan dinas luar negeri pimpinan.
Berkorespondensi dengan stakeholder eksternal melalui email.
Mempersiapkan kebutuhan rapat pimpinan (setting ruangan dan logistik).
Mempersiapkan pengambilan gambar/video untuk ucapan kepada mitra eksternal.

Pengelola Keuangan

Melakukan pemberkasan dokumen pembayaran ke Aplikasi Keuangan.
Mengelola uang dan surat berharga Pembayaran atas tagihan-tagihan untuk keperluan belanja (Penarikan Cek).
Melakukan Pemotongan dan pembayaran pajak.
Menerima dan menatausahakan UP/GU/TUP.
Menyampaikan dokumen SPJ GU/TUP.
Memproses Surat Perintah Pembayaran Tambah Uang Persediaan (SPP-TUP).
Memproses Surat Perintah Pembayaran Ganti Uang (SPP-GU).
Memproses Surat Perintah Pembayaran Langsung (SPP-LS).
Melakukan tata usaha dan kegiatan pengarsipan SPJ, surat kedinasan, dan dokumen-dokumen keuangan.
Laporan keadaan kas dan realisasi anggaran belanja.
Mengelola Perjalanan dinas dan pendampingan pimpinan dalam melakukan kegiatan.
Mendokumentasi surat masuk internal dan eksternal.
Mendokumentasi surat masuk internal dan eksternal.
Mengelola Presentasi, Peraturan, Keputusan, dan notulen rapat.
Menjalankan tugas kedinasan lain dari Pimpinan.

Pranata Kearsipan

Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif.
Melakukan penerimaan arsip inaktif dari unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga ke Bidang Kearsipan.
Melakukan pemberkasan arsip.
Melakukan pendataan atau entri data arsip ke dalam sistem.
Melakukan penataan arsip.
Melakukan penyimpanan arsip.
Melakukan pelayanan peminjaman arsip.
Membuat daftar arsip inaktif.
Melaksanakan penyeleksian hasil penilaian arsip inaktif yang akan disusutkan.
Membuat denah dan peta lokasi penyimpanan arsip.
Melakukan pembinaan atau pendampingan ke unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada pimpinan.
Melaksanakan perintah lain dari atasan langsung.
Membuat daftar arsip aktif Pimpinan.
Melakukan Identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip aktif.

Pengelola Persuratan

Mencatat dan mengagendakan surat keluar yang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman.
Memeriksa tanda terima surat dan memastikan pengiriman telah sesuai dengan alamat dan diterima oleh tujuan surat.
Melayani permohonan permintaan tanda bukti pengiriman surat melalui jasa pengiriman eksternal.
Mengagendakan surat masuk dari pihak eksternal.
Mengolah surat masuk dari pihak eksternal dengan aplikasi persuratan UNAIR.
Melakukan tata laksana pengarsipan berkas surat yang telah selesai diolah dalam aplikasi persuratan elektronik.
Melayani dan mengolah email Unit Layanan Terpadu (ULT) untuk ditindak lanjuti dan diproses sesuai prosedur yang berlaku.
Melayani permohonan layanan publik tanpa tatap muka melalui telepon dan email ULT.
Melayani permohonan layanan publik melalui tatap muka.
Menjalankan tugas-tugas tata usaha dan administrasi perkantoran Unit Layanan Terpadu.
Membuat laporan secara berkala tentang jumlah layanan persuratan, layanan tatap muka dan non tatap muka yang ditanggani.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang sesuai perintah atasan.

Pengelola Layanan Akademik

Melayani permohonan layanan informasi dan pelayanan publik melalui tatap muka.
Melayani permohonan layanan informasi dan pelayanan publik melalui non tatap muka (melalui layanan telepon).
Mengolah Pusat Bantuan UNAIR baik Pusat Bantuan Calon Mahasiswa Baru ataupun Pusat Bantuan Mahasiswa UNAIR.
Menganalisa permohonan layanan pada Pusat Bantuan UNAIR yang membutuhkan pelayanan lebih lanjut .
Menerima, menyelesaikan dan kemudian mendokumentasikan layanan dari pemohon sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Menerima dan menanggani aspirasi/pengaduan publik sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Mendokumentasikan dan merekapitulasi aspirasi/pengaduan yang masuk.
Melakukan tindak lanjut permohonan layanan melalui aplikasi Airlangga Integrated Service (AIS) sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Melakukan koordinasi dengan unit lain terkait permohonan pelayanan publik dan memastikan penyelesaian permohonan layanan sesuai prosedur yang berlaku.
Membuat laporan secara berkala tentang jumlah layanan aspirasi/pengaduan, layanan tatap muka dan non tatap muka yang ditanggani.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang sesuai perintah atasan.

Pengelola Pengaduan Publik

Mengolah dan menganalisa data Survey Kepuasan Masyarakat (SKM).
Membuat laporan secara berkala tentang hasil Survey Kepuasan Masyarakat (SKM).
Mengelola informasi pada Pengaduan Publik.
Menerima dan menangani Pengaduan Publik sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Membuat laporan secara berkala tentang hasil Analisa Pengaduan Publik.
Melakukan update konten laman dan media sosial Unit Layanan Terpadu.
Memberikan masukan secara berkala mengenai SOP Penanganan Pengaduan.
Melaksanakan tugas kedinasan yang sesuai perintah atasan.

Pengelola Database

Melakukan proses entri data dan memperbaiki isi konten laman Unit Layanan Terpadu & Kearsipan.
Melakukan backup database e-office, saga, AIS, baik data maupun aplikasi secara berkala.
Melakukan pemeliharaan server, cloud beserta perangkat pendukungnya.
Melakukan optimalisasi server.
Melakukan penambahan fitur aplikasi e-office, saga dan AIS.
Melakukan instalasi perangkat server maupun hardware terbaru.
Melakukan instalasi dan meningkatkan (upgrade) sistem operasi perangkat lunak serta tools aplikasi tambahan untuk server e-office, saga, AIS serta developt.
Melakukan pemasangan peralatan hardware dan software komputer.
Membuat laporan backup dan dokumentasi database.
Mengolah database dan bertanggung jawab terhadap keamanan data server e-office, saga dan AIS.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang sesuai perintah atasan.

Pengadministrasi Persuratan

Melakukan kegiatan pemilahan surat/dokumen/berkas surat yang diterima Unit Layanan Terpadu.
Melakukan pengadministrasian dan pengiriman surat/dokumen/berkas yang perlu dikirimkan dari eksternal untuk pihak UNAIR.
Melakukan kegiatan pencatatan aset bidang administrasi dan kesekretariatan.
Melakukan kegiatan pemberkasan/penyimpanan surat/dokumen/berkas sesuai dengan klasifikasi surat.
Melaksanakan kedinasan lain yang di perintahkan oleh pimpinan baik secara tertulis di dalam lingkungan Universitas maupun di luar lingkungan Unair.